Die Planungs- und Umbauphase unserer neuen Bürofläche

Ein Interview mit Maren Witopil, Innenarchitektin bei Interstuhl

Nachdem wir genau definiert hatten, was New Work für uns bedeutet, wie wir es in Zukunft leben wollen und bereits einiges an Umdenken stattgefunden hatte (siehe Artikel 1: Ein Loch in der Wand?!), konnten wir 2023 mit der Planung unserer neuen Bürofläche beginnen. Für einen tieferen Einblick in die Planung und den Umbau haben wir unsere Innenarchitektin Maren Witopil interviewt, die hauptverantwortlich den Umbau leitet.

Wie lange wurde der Umbau bis zum Start des Projektes geplant?

Das Projekt zum Umbau stand bei Interstuhl schon länger auf der Agenda. Nachdem wir erfolgreich andere Projekte abgeschlossen hatten, bot sich Ende 2023 bis Anfang 2024 endlich die Gelegenheit, die Planung für die Umgestaltung intensiv voranzutreiben und die finalen Zeichnungen und Pläne zu entwickeln.

Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um die Mitarbeitenden während des Umbaus zu unterstützen und um die fehlenden Arbeitsplätze zu kompensieren?

Der Umbau wurde in zwei Bereiche mit zeitlich versetzten Umbauphasen aufgeteilt, damit wir genügend Ausweichflächen für Büroarbeitsplätze haben. Zusätzlich wurden Besprechungsräume in anderen Teilen des Unternehmens mit Arbeitsplätzen ausgestattet und die Mitarbeitenden konnten auch in der Arena, unserem Showroom, arbeiten.

Besonders wichtig war der Einsatz von Goconut. Die Software ermöglicht es allen Mitarbeitenden, ihren gewünschten Arbeitsplatz im Voraus zu buchen. Jeder kann wählen, ob er ins Büro kommen oder im Homeoffice arbeiten möchte. Teamtage mit Anwesenheitspflicht mussten koordiniert werden, um zu vermeiden, dass alle Teams am gleichen Tag kommen. Für die Mitarbeitenden war es auch wichtig, dass trotz der 'neuen Enge' jeder seinen persönlichen Stauraum hat.

Wie würdest du die Atmosphäre zum Arbeiten während des Umbaus beschreiben?

Tatsächlich ist die Atmosphäre sehr positiv: Alle, die an der Baustelle vorbeilaufen, sind neugierig und schauen gelegentlich nach dem aktuellen Stand des Umbaus und stellen Fragen dazu. Klar, beim Umbau entsteht Baulärm, aber meiner Meinung nach ist dieser bisher nicht so stark, dass er die Arbeit stark einschränkt.

Durften die Mitarbeitenden bei dem architektonischen Konzept mitwirken?

Ja, ganz klar. Neben den Umfragen vor dem Umbau zur Arbeitsweise gab es auch konkrete Umfragen zur Raumgestaltung und zu den Arbeitsmitteln. Beispielsweise konnten alle Mitarbeitenden auswählen welche Tasche für das Schließfach sie gerne nutzen würden oder welche Farbgebung der Räume ihnen gefallen würden. So hatte jeder ein Stück Mitspracherecht. Durch das 'Zielbild' hat sich herausgestellt, dass Aspekte wie eine natürliche Umgebung, unterschiedliche Raumgrößen sowie Akustik und Licht von den Mitarbeitenden stark thematisiert wurden.

Interessant war auch die Phase des Ausmistens. Dabei wurde deutlich, dass weniger persönlicher Stauraum benötigt wird, aber auch abschließbarer Stauraum und auch allgemeiner Stauraum für Muster, Zeitschriften etc. erforderlich sind.

Wie wurde mit Fragen und Bedenken von Mitarbeitenden umgegangen?

Wir haben versucht, immer offen und transparent mit dem Thema Umbau umzugehen. Deshalb finde ich es sehr gut, dass auch der interne Mitarbeiterblog regelmäßig über den Fortschritt berichtet. Vor dem Umbau haben wir zudem mehrere Termine angeboten, bei denen wir den Mitarbeitenden den gesamten Ablauf und das Konzept erklärt haben. Dort konnten wir Anliegen aufnehmen und Fragen im direkten Dialog klären. Unser Ziel war es, eine Plattform zu schaffen, auf der Fragen, Anregungen und Bedenken einfach und offen geäußert werden können – und das hat auch sehr gut funktioniert.

Wie fördert das neue Konzept die zukünftige Arbeitsweise?

Die Art und Weise wie wir uns organisieren ändert sich stetig. Das wird auch in Zukunft ein Stück weit immer eine Herausforderung bleiben, denn jeder muss sich bewusster machen, wie und was er tut. Ich freue mich, dass ich zum Beispiel meinen Arbeitsplatz zukünftig je nach Tätigkeit selbst auswählen kann. Wenn ich weiß, dass ich nicht den ganzen Tag an einem Platz sitzen werde, sondern auch in Terminen unterwegs bin, kann ich mich über Goconut an unterschiedlichen Sitzplätzen in der Fläche einbuchen. Konflikte werden zwar immer mal auftreten, aber wir bemühen uns, alle Anforderungen abzubilden, wie zum Beispiel Besprechungs- und Telefonboxen für ungestörte Besprechungen. Diese haben wir auf der Fläche so verteilt, dass jeder diese mit kurzen Laufwegen erreichen kann. Dasselbe haben wir mit den Druckern gemacht.

Auch die Kommunikation wird wichtiger, da wir offen Dinge ansprechen müssen, die vielleicht manchmal etwas unangenehm erscheinen - beispielsweise, wenn jemand zu laut telefoniert. Dadurch, dass ich künftig täglich an verschiedenen Plätzen oder neben anderen Personen sitzen kann, entstehen auch außerhalb der Abteilungen ganz neue Kommunikationsebenen.

Was passiert mit den Möbel, die nach dem Umbau nicht mehr gebraucht werden?

Einen Teil der nicht mehr benötigten Möbel und Stühle wurde in einer internen Verkaufsaktion angeboten. Die übrigen Möbelstücke haben wir in unser Outlet gebracht. Wir haben jedoch versucht, den Großteil intern zu verkaufen, da die Sanierung, Aufbereitung und der Transport viel mehr Aufwand bedeuten und es nachhaltiger ist, die Möbel direkt anzubieten. Uns war wichtig, die Möbel sinnvoll weiterzuverwenden, anstatt sie einfach zu entsorgen. Zudem haben wir andere Abteilungen gefragt, ob sie etwas davon benötigen.

Ist das Projekt mit der Fertigstellung des Umbaus beendet?

Der Umbau ist eine Pilotfläche - sie soll zeigen, was gut funktioniert, was sich bewährt und was eventuell noch optimiert werden muss. Das erste Jahr ist quasi die Testphase. Wir werden alles, was auf der Fläche passiert, genau analysieren, die Ursachen und Einflussfaktoren identifizieren und prüfen, wo wir gegebenenfalls Anpassungen vornehmen müssen. Deswegen benötigen wir das Feedback von jedem einzelnen. Dies soll so unkompliziert wie möglich ablaufen, eventuell mit einem QR-Code, den die Mitarbeitenden scannen können, um schnell und einfach den Arbeitsplatz zu bewerten.

Was wird zukünftig dein Lieblingsort nach dem Umbau sein?

Ich glaube, ich werde viele Lieblingsplätze haben. Mir war bei der Planung wichtig, dass die Räume unterschiedliche Qualitäten haben: Zum Beispiel verschiedene Böden, Strukturen, Größen und Farbwelten, sodass die einzelnen Bereiche unterschiedliche Wirkungen erzielen. So kann jeder je nach Stimmung oder Präferenzen einen passenden Arbeitsplatz finden. Bis jetzt habe ich noch nicht den einen Lieblingsplatz, das wird sich sicherlich ergeben, sobald der Umbau abgeschlossen und alles fertig ist.