EIN LOCH IN DER WAND?!

WIR MACHEN UNS AUF DEN WEG!

Wer andere Unternehmen auf ihrer Reise zu New Work begleitet, darf selbst nicht stillstehen. Aus diesem Grund haben wir uns vor einiger Zeit selbst auf den Weg gemacht. Wir wollten herausfinden, wie New Work in unserem Unternehmen aussehen könnte, wie es sich umsetzen lässt und welche Vorteile wir daraus ziehen können.

Um dies herauszufinden, ohne dabei alle über 1000 Mitarbeitenden gleichzeitig einbeziehen zu müssen, wurde eine 'Pilotphase' in einem Teil des Unternehmens gestartet. In diesem ausgewählten Bereich stand es den Führungskräften frei verschiedene Ansätze auszuprobieren und bei Bedarf wieder rückgängig zu machen.

Alles begann mit einem Loch in der Wand des 2.Obergeschosses, um das in dicken Buchstaben 'Bock auf Veränderung?' prangte.

Dieses Loch wurde von unserer Geschäftsleitung Helmut Link gemeinsam mit den Führungskräften in eine Wand geschlagen und markierte den Startschuss für eine lange und spannende Reise. Eine Reise auf der unsere Mitarbeitenden aktiv eingebunden wurden, neue Erfahrungen möglich wurden und die Zusammenarbeit zwischen den Teams auf den Kopf gestellt wurde. Für uns hieß New Work also nicht einfach nur eine Rutsche ins Büro zu bauen oder einen Ruheraum zu haben. Vielmehr begann New Work in unseren Köpfen und stellte eine tiefgreifende Veränderung in unserem Denken und Handeln dar.

"Es geht vor allem darum die Menschen mitzunehmen und einzubeziehen. Also Einladen, Inspirieren, Befähigen [auf dem Weg zu New Work] dabei zu sein."

Patrick Loechle, Geschäftsbereichsleiter Produktmanagement und Marketing

Um den Weg zu New Work konsequent zu beschreiten und sich dabei nicht vom Kurs abbringen zu lassen, muss man sich zuerst eine zentrale Frage stellen: Warum gehen wir diesen Schritt überhaupt? Hat es nicht bisher auch gut funktioniert?

Als internationaler Büromöbelhersteller beschäftigen wir uns schon seit langem intensiv mit dem Trend 'New Work' und den damit verbundenen Veränderungen in der Arbeitsweise. Die Vorteile lagen für uns daher klar auf der Hand: Wir wollen die Motivation unserer Mitarbeitenden steigern, die Kommunikation sowohl innerhalb der Teams als auch teamübergreifend verbessern und das Büro als attraktiven Arbeitsort wieder in den Mittelpunkt rücken.

Wir haben die Mitarbeitenden eingeladen Teil der Bewegung zu sein. Sie hatten die Möglichkeit, sich in verschiedenen Workshops, Projektteams und Umfragen einzubringen.

Ein monatliches Format, 'Ask me anything', bot allen die Gelegenheit, ihre Fragen, Bedenken und Anregungen offen zu äußern. Darüber hinaus wurde ein bereichsübergreifendes Projektteam ins Leben gerufen, das die Aufgabe hatte, eine Vision für die zukünftige Zusammenarbeit in unserer Organisation zu entwickeln. In dieser Vision, die wir 'Zielbild' nennen, wurden zentrale Fragen beantwortet: Was bedeutet New Work für uns? Wie wollen wir in der Zukunft zusammenarbeiten? Und welche Anforderungen stellt das an eine neue Büroumgebung?

Umfragen wurden durchgeführt, um zu verstehen, wie unsere Mitarbeitenden im Alltag tatsächlich arbeiten und welche Herausforderungen sie dabei erleben. Wir fragten unter anderem nach der Zeit, die sie in Besprechungen verbringen, konzentriert arbeiten, telefonieren oder andere Aufgaben erledigen. Zudem interessierte uns, wie viele Schnittstellen sie zu anderen Abteilungen haben und welche räumlichen Faktoren, wie Licht oder Akustik, ihre Zufriedenheit beeinflussen. Die Ergebnisse gaben uns wertvolle Einblicke, um gezielte Entscheidungen für eine verbesserte Arbeitsumgebung sowie Prozessabläufe zu treffen.

Die Führungskräfte spielten eine zentrale Rolle in diesem Prozess. Sie mussten mit gutem Beispiel vorangehen, neue Arbeitsweisen ermöglichen und die Kommunikation zu jedem Einzelnen verstärken. Für viele bedeutete dies eine Umstellung: Es ging nicht mehr nur darum, im eigenen Team-Büro am gewohnten Platz zu arbeiten, sondern sich über die gesamte Bürofläche hinweg mit anderen Teams zu mischen. Auch das Arbeiten im Homeoffice war sowohl für einige Mitarbeitende als auch für Führungskräfte eine neue Erfahrung.

Manche Teams führten tägliche virtuelle Stand-up-Meetings ein, um den regelmäßigen Austausch im Team zu fördern, und definierten feste Teamtage, an denen alle ins Büro kommen mussten. Zusätzlich wurde unsere eigene Buchungssoftware Goconut eingeführt, damit jeder einen Arbeitsplatz buchen konnte. Diese Maßnahmen schafften einerseits eine neue Flexibilität für jeden Einzelnen, sorgten aber auch dafür, dass niemand den Anschluss verlor. All dies waren wichtige Meilensteine und wertvolle Erfahrungen auf unserem Weg hin zu New Work.

Planen braucht verstehen.

Nach einer umfassenden Testphase hatten wir ein solides Verständnis dafür gewonnen, was auf unserer Bürofläche geschehen sollte und welche Anforderungen es an die Gestaltung stellte.

Das führte uns zum nächsten entscheidenden Schritt: die konkrete Planung und Anpassung des neuen architektonischen Konzepts. Dabei ging es nicht nur um optische oder funktionale Veränderungen, sondern darum, Räume zu schaffen, die Kommunikation, Kreativität und Wohlbefinden gezielt fördern.

In unserem nächsten Artikel sprechen wir mit unserer Innenarchitektin Maren Witopil, die uns Einblicke in die Planung und Gestaltung der neuen Bürofläche gibt.