'Wäre Zeit tatsächlich Geld und würde sie auch so behandelt, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen' (Imeyen Ebong). Jährlich entstehen durch Meetings Kosten in Milliardenhöhe - und sind durch ihre Ineffizienz oft nichts als Verschwendung. Wie viele Ihrer Meetings sind wirklich effizient? Wann haben Sie das letzte Mal ein Meeting verlassen, bei dem die Ziele nicht nur klar definiert, sondern auch erreicht wurden? In Unternehmen wie Google ist es mittlerweile üblich, konkrete Regeln für Meetings festzulegen. Besprechungen können jedoch schon durch einfache Tricks besser und ergebnisorientierter genutzt werden.

1 Zeitfenster klar definieren

Sie haben nur eine halbe Stunde Zeit? Nutzen Sie diese, aber nicht über eine festgelegte Dauer hinaus. Fixieren Sie ein Zeitfenster und halten Sie die Vorgabe auch konsequent ein. Unterteilen Sie Projekte oder Meetings schon im Voraus in Teilschritte und vertagen Sie bei Bedarf ein Meeting auf einen anderen Termin. Offene Punkte können auf die Agenda des Folgetermins gesetzt werden und werden dadurch auch nicht vergessen.

2 Schafft Klarheit: Die Agenda

Nichts ist schlimmer als ein Termin, bei dem keiner so recht weiß worum es geht. Legen Sie daher vorab eine Agenda fest und versenden Sie diese an alle Teilnehmer - mit der bitte um Ergänzungen. Wenn die Ziele klar hervorgehen, kann fokussiert vorgegangen werden und die Gefahr, vom Thema abzukommen, sinkt. Die Agenda dient sozusagen als Fahrplan und falls das Gespräch trotzdem abschweift, kann schnell wieder auf das relevante Thema verwiesen werden.

3 Unkomplizierte Treffen im Stehen

Es gibt viele erfolgreiche Persönlichkeiten, die Arbeiten im Stehen für produktiver halten. Greifen Sie diesen Ansatz für das nächste Meeting auf. Wem Stehen auf Dauer zu anstrengend ist, findet hier eine geeignete Lösung. Nutzen Sie Meetings auch als Abwechslung von der statischen Sitzarbeit am Schreibtisch.

4 Gedankenstütze, Ergebnissicherung und Information: Das Protokoll

Egal, ob Sie sich das letzte Meeting erneut in Erinnerung rufen wollen, Ergebnisse vergleichen oder sich als Neuzugang schnell in das Thema einarbeiten müssen, ein Blick ins Protokoll ist hilfreich. Allerdings nur unter der Voraussetzung, dass das Treffen sinnvoll dokumentiert und die Ergebnisse festgehalten wurden. Am besten wird das Protokoll nach dem Meeting an alle Beteiligten verschickt.

5 Meetings ohne Zweck absagen

Sie haben einen Regeltermin eingeführt, der mittlerweile jedoch keinen Zweck mehr erfüllt? Schaffen Sie Luft in Ihrem Kalender, indem Sie diese Termine einstellen. Überprüfen Sie, welche Treffen wirklich notwendig sind oder ob sie nicht verschlankt werden können.

6 Internationale Teams, Home-Office und Co: Nutzen Sie moderne Technik

Sie können bei einem Termin nicht persönlich anwesend sein? Heutzutage kein Problem mehr. Dank moderner Informations- und Kommunikationstechnik können auch diejenigen teilnehmen, die im Home-Office oder in Niederlassungen arbeiten.

7 Alternative Meetingsansätze: Eine neue Perspektive einnehmen

Haben Sie bei einer Diskussion schon einmal die Position Ihres Gegenübers eingenommen und versucht, aus seiner Sichtweise zu argumentieren? Lassen Sie diese Methode doch einmal bei nächster Gelegenheit miteinfließen. Die Methode soll dazu anregen, sich in andere hineinzuversetzen und neue Standpunkte zu verstehen.

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